Notionの使い方を初心者向けに解説｜仕事で使う基本と最初の3ステップ
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Notion（ノーション）は、メモ・議事録・タスク管理・マニュアルを1か所にまとめられるツールです。最初は機能が多くて戸惑いますが、仕事で使うなら「ページを作る」「/ でブロックを足す」「データベースでタスクを並べる」の3つを覚えれば十分に始められます。この記事では、初心者が仕事で使い始めるための基本を順番に解説します。
この記事について
Notionは更新が多く、画面の配置やボタンの名前が変わることがあります。料金プランや使える機能の範囲も変わるため、最新の内容は公式サイトのヘルプや料金ページで確認してください。
目次
Notionでできること
Notionは「ページ」の中に、文章・表・チェックリスト・画像などを自由に並べていくツールです。仕事でよく使われるのは次のような使い方です。
| 使い方 | 内容 | Notionで便利な点 |
|---|---|---|
| 議事録・メモ | 会議の内容や決定事項を残す | 日付や参加者で探しやすい |
| タスク管理 | 担当者・期限・進み具合を一覧にする | 表・ボード・カレンダーで見た目を切り替えられる |
| マニュアル・手順書 | 業務の手順をまとめて共有する | ページの中にページを入れて階層にできる |
| ナレッジの共有 | よくある質問や社内ルールをまとめる | リンクでページ同士をつなげられる |
WordやExcelでファイルを分けて管理していたものを、1つの場所に集めてリンクでつなげられるのが一番の特徴です。
最初に覚える基本：ページとブロック
ページ
Notionの中身は、すべて「ページ」でできています。左側のサイドバーからページを追加でき、ページの中にさらにページを作ることもできます。たとえば「営業部」のページの中に「議事録」「手順書」のページを作る、という整理ができます。
ブロック
ページの中の1つ1つの要素（文章の段落、見出し、チェックリスト、表など）を「ブロック」と呼びます。ブロックは次の方法で追加します。
- ページ内の空いている行をクリックする
- 半角の
/（スラッシュ）を入力する - 出てきた一覧から「見出し」「ToDoリスト」「表」などを選ぶ
ブロックの左側に出るつまみ（点が並んだマーク）をドラッグすると、順番を入れ替えられます。
覚えておくと速くなる入力のしかた
行の先頭で # と入力すると見出し、- で箇条書き、[] でチェックボックスになります（Markdown＝文章の書式を記号で指定する書き方、と同じ考え方です）。/ の一覧から選ぶ方法と結果は同じなので、慣れてきたら使ってみてください。
仕事で使う最初の3ステップ
いきなり全部をNotionに移そうとすると続きません。次の順番で、小さく始めるのがおすすめです。
ステップ1：議事録のページを作る
- サイドバーから新しいページを作り、タイトルを「定例会議 議事録」などにする
- 見出しブロックで「日時・参加者」「決定事項」「宿題（ToDo）」の欄を作る
- 宿題はToDoリストのブロックにして、終わったらチェックを入れる
文中で @ を入力すると、日付やメンバー、ほかのページへのリンクを入れられます。
ステップ2：タスク管理のデータベースを作る
データベースは、Excelの表に近いものです。ただし、同じデータを表・ボード（カンバン）・カレンダー・リストなど、見たい形に切り替えられます。
/を入力し、データベース（表など）を選ぶ- 列（プロパティ）として「担当者」「期限」「ステータス」を追加する
- タスクを1行ずつ入力する
- 表示を追加して「ボード」にすると、ステータスごとに並べて見られる
ステップ3：テンプレートを使ってみる
Notionには、議事録やタスク管理などのテンプレートが用意されています。自分でゼロから作るより、テンプレートを入れて、使わない欄を消すほうが早く形になります。テンプレートの場所や種類は、Notionの画面やヘルプで確認してください。
チームで共有するときのやり方と注意点
Notionはページごとに共有の設定ができます。ページ右上の「共有」から、メンバーを招待したり、閲覧だけ・編集もできるなど権限を選んだりできます。
会社のルールを先に確認する
仕事の情報を社外のツールに入れてよいかは、会社のルールで決まっています。顧客の情報や社外秘の資料を入れる前に、情報システム部門や上司に確認してください。また、「Webで公開」のような設定をオンにすると、URLを知っている人ならだれでも見られる状態になることがあるので、共有の設定は必ず確認しましょう。
共有で迷いやすいのは次の点です。
- 個人の場所とチームの場所を分ける：自分用のメモと、チームで見るページは置き場所を分ける
- 権限は必要最小限にする：見るだけの人には閲覧権限だけを付ける
- ページの持ち主を決める：だれが内容を更新するかを決めておかないと、古い情報が残りやすい
ほかのチャットツールとの使い分けに迷う場合は、SlackとTeamsの違いを比較も参考にしてください。チャットは「流れる連絡」、Notionは「残しておく情報」と分けると整理しやすくなります。
続かない原因と対策
Notionは自由度が高いぶん、使い方を決めないと散らかりがちです。
| よくある原因 | 対策 |
|---|---|
| ページが増えすぎて見つからない | トップに「目次」ページを作り、よく使うページへのリンクを並べる |
| 作り込みに時間をかけすぎる | 最初はテンプレートのまま使い、困ったときだけ直す |
| チームのだれも見ない | 会議の議事録など、毎週必ず使うものから始める |
| 前のツールと二重管理になる | 移すものと移さないものを最初に決める |
まとめ
- Notionは、メモ・議事録・タスク・マニュアルを1か所にまとめてリンクでつなげられるツール
- 中身はすべて「ページ」と「ブロック」でできている。ブロックは
/で追加する - 仕事では「議事録」→「タスク管理のデータベース」→「テンプレート」の順に小さく始める
- 共有の前に、会社のルールと共有の権限・公開設定を必ず確認する
- 画面や料金プランは変わることがあるので、最新は公式サイトで確認する