Outlookの署名の設定方法｜Windows版の新旧Outlook別に解説
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WindowsのOutlookで署名を設定する場所は、使っているOutlookの種類で違います。従来のOutlook（クラシック版）は「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」、新しいOutlookは「設定」（歯車）→「アカウント」→「署名」から設定します。この記事では、まず自分がどちらを使っているかを確かめ、それぞれの手順と、うまく署名が入らないときの確認点を解説します。
画面の名前について
Outlookは更新でメニューの名前や場所が変わることがあります。手順の名前と完全に同じでなくても、似た名前の項目を探してください。会社のOutlookは、管理者が署名を一括で設定している場合もあります。
目次
まず確認：どちらのOutlookを使っているか
今のWindowsには、見た目の違う2種類のOutlookがあります。
| 見分け方 | 従来のOutlook（クラシック） | 新しいOutlook |
|---|---|---|
| 画面左上 | 「ファイル」タブがある | 「ファイル」タブがない |
| 画面右上 | ― | 「新しいOutlook」の切り替えスイッチや歯車のアイコンがある |
| 見た目 | リボン（上部のメニュー）が多い | ブラウザ版のOutlookに近い |
左上に「ファイル」があれば従来のOutlook、なければ新しいOutlookと考えるとわかりやすいです。
従来のOutlook（クラシック版）で署名を作る手順
- 左上の「ファイル」をクリックする
- 左下の「オプション」をクリックする
- 左側の「メール」を選ぶ
- 「署名」ボタンをクリックする
- 「電子メールの署名」タブで「新規作成」をクリックし、署名の名前（例: 社外用）を付けて「OK」を押す
- 下の大きな枠に署名の本文を入力する
- 右側の「既定の署名の選択」で、使うメールアカウントを選ぶ
- 「新しいメッセージ」と「返信/転送」それぞれで使う署名を選ぶ
- 「OK」を押して閉じる
新しいメールを作ると、設定した署名が自動で入ります。
署名を手動で入れる・切り替える
メールの作成画面の「メッセージ」タブ（または「挿入」タブ）にある「署名」から、作った署名を選んで入れることもできます。社外用・社内用など複数の署名を作っておき、メールごとに切り替えると便利です。
新しいOutlookで署名を作る手順
- 右上の「設定」（歯車のアイコン）をクリックする
- 「アカウント」を選ぶ
- 「署名」を選ぶ
- 「新しい署名」をクリックし、署名の名前を入力する
- 本文の枠に署名を入力する
- 「保存」をクリックする
- 同じ画面の「既定の署名を選択」で、「新規メッセージ用」と「返信/転送用」にそれぞれ使う署名を選ぶ
- もう一度「保存」をクリックする
複数のメールアカウントを登録している場合は、画面上部でアカウントを選んでから設定します。
返信には短い署名がおすすめ
新規メールにはフルの署名、返信・転送には名前と部署だけの短い署名を設定すると、やりとりが続いてもメールが長くなりすぎません。返信用を「なし」にしておく人もいます。
署名に入れる内容の例
ビジネスメールの署名には、一般的に次のような内容を入れます。
- 会社名
- 部署名・役職
- 氏名（読み方がむずかしい場合はふりがなやローマ字も）
- 住所（社外向けの場合）
- 電話番号
- メールアドレス
- 会社のWebサイトのURL
会社によっては、署名の形式や、入れてよい項目が決まっていることがあります。社内のルールがあれば、そちらを優先してください。 区切り線（―――など）で本文と分けると読みやすくなります。
個人の連絡先の入れすぎに注意
署名はメールを送った相手すべてに届きます。転送されて知らない人に届くこともあるため、個人の携帯電話番号などは、本当に必要な場合だけ入れるようにしましょう。
署名が入らない・表示がおかしいときの確認点
| 症状 | 確認すること |
|---|---|
| 新しいメールに署名が入らない | 「既定の署名」で、新規メッセージ用の署名が「なし」になっていないか |
| 返信に署名が入らない | 返信/転送用の署名が「なし」になっていないか |
| 別のアカウントで署名が出ない | 署名を設定したアカウントと、送信に使うアカウントが同じか |
| 別のPCで署名が出ない | 署名が別のPCに引き継がれない設定・環境ではないか |
| 画像やロゴが相手に表示されない | 相手のメールソフトの設定や、テキスト形式のメールで送っていないか |
別のPCやスマホで署名が出ない
署名は、使っているOutlookやアカウントの種類によって、ほかのPCやスマホのOutlookに自動で引き継がれないことがあります。スマホのOutlookアプリやブラウザ版のOutlookでは、それぞれの設定画面で署名を作る必要がある場合があります。複数の機器で使う場合は、それぞれで署名が入るか確認しておきましょう。
テキスト形式だと書式が消える
メールを「テキスト形式」で作っていると、署名の太字や色、画像は表示されません。従来のOutlookでは、メールの作成画面の「書式設定」タブで、メールの形式（HTML・テキストなど）を確認できます。
署名を使うときのちょっとしたコツ
- 画像のロゴは小さめに：大きな画像は相手の画面で崩れたり、迷惑メールと判定されやすくなったりすることがあります
- 署名は定期的に見直す：異動や電話番号の変更があったら、すぐに直しましょう
- 新規作成して自分あてに送ってみる：設定したら一度自分にメールを送り、見え方を確認すると安心です
まとめ
- Outlookの署名の場所は、従来のOutlookは「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」、新しいOutlookは「設定」→「アカウント」→「署名」
- 左上に「ファイル」があるかどうかで、どちらのOutlookかを見分けられる
- 新規メール用と返信・転送用で、別々の署名を選べる
- 署名が入らないときは、既定の署名が「なし」になっていないか、アカウントが合っているかを確認する
- ほかのPCやスマホには引き継がれないことがあるので、機器ごとに確認する
- 会社のルールがある場合は、それに合わせて作る